DETTAGLIO TECNICO DELL'OFFERTA

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ScuolaFamiglia® appartiene alla categoria dei software erogati in modalità ASP, cioè quella categoria di programmi che non risiedono sul proprio computer ma su un server del fornitore del servizio. La Scuola, tramite la rete Internet, accede al portale www.scuolafamiglia.net e ne utilizza gli strumenti.

Tra i numerosi vantaggi di questa soluzione tecnica, si sottolinea che la scuola non deve installare alcun programma sui propri PC. Ciò consente al personale di utilizzare gli strumenti del portale da qualsiasi computer o, in caso di guasto dei PC, di sostituirli senza dover procedere alla reinstallazione dei programmi.

Anche in occasione di migliorie o aggiunte di funzionalità, la scuola le ritrova direttamente nel portale senza dover intraprendere alcun aggiornamento dei programmi in dotazione.

Il servizio è rivolto alle Istituzioni Scolastiche e permette, in modo semplice ed immediato, di utilizzare una serie di strumenti volti a favorire lo scambio di informazioni tra Scuola e Genitori.

Il cuore del servizio è il modulo di Gestione Assenze e Ritardi, dal quale derivano una serie di funzionalità come, tra quelli che più hanno attirato l'attenzione dei mass media, l'invio di SMS con informazioni sulle assenze e i ritardi ai cellulari dei genitori degli alunni.

Unitamente all'invio degli SMS è prevista la pubblicazione su un sito Internet, in aree riservate ed accessibili tramite password, del prospetto delle assenze e dei ritardi relativi ad ogni singolo alunno.

Al modulo di Gestione Assenze e Ritardi è stato affiancato il modulo di Gestione dei Voti. I voti possono essere inviati ai genitori via SMS e, come per le assenze, pubblicati su un sito Internet nell’area riservata a ciascun genitore.

L'erogazione del servizio è realizzata interamente tramite un sito Web (www.scuolafamiglia.net) cui l'istituzione scolastica accede tramite una password e con cui interagisce per l'inserimento dei dati e per l'utilizzo degli strumenti; pertanto è necessario disporre di un PC con connessione ad Internet.

Particolare cura è stata posta nella progettazione delle procedure di inserimento delle assenze e dei ritardi per renderle estremamente veloci: occorrono, infatti, mediamente non più di 30 secondi per caricare i dati di una singola classe.

• Collegamento da qualsiasi PC collegato alla rete Internet
• Nessun software da installare
• Accesso simultaneo da più postazioni nella stessa sede o in sedi diverse
• Disponibilità dei dati degli anni scolastici precedenti per la consultazione on-line
• Importazione dei dati anagrafici degli alunni dai più comuni software delle segreterie
• Gestione personalizzata del calendario scolastico
• Gestione di un secondo calendario specifico per l'invio degli SMS
• Modelli di registro per la raccolta delle assenze e dei ritardi stampabili direttamente dal sistema
• Molteplici modalità per l'inserimento quotidiano delle assenze e dei ritardi
• Impostazioni personalizzate dei criteri relativi all’invio degli SMS per assenze e ritardi
• Invio di SMS con assenze e ritardi con generazione degli SMS in base ai criteri impostati
• Invio di SMS straordinari in occasione di assenze o ritardi di massa per tutto l'istituto o con selezione delle classi
• Invio di SMS ai genitori con i dati di accesso all'area riservata su Internet
• Invio di SMS con testo libero a uno specifico numero di cellulare, a una classe o all'intero istituto
• Invio di SMS con testo libero a una classe con selezione degli alunni
• Invio di SMS con testo libero all'intero istituto con selezione delle classi
• Inserimento di tutti gli SMS generati in una coda di attesa per un eventuale controllo dei contenuti prima dell'invio
• Modifica o cancellazione degli SMS nella coda di attesa
• Stampa schede alunno con assenze, ritardi, sms inviati e dati di accesso da fornire ai genitori periodicamente (es.: in occasione degli incontri tra docenti e genitori)
• Area Internet riservata per tutti i genitori con accesso tramite password per la consultazione delle seguenti informazioni: posizione anagrafica, assenze, ritardi, calendario scolastico, comunicazioni via sms, eventi, voti
• Accesso individuale per i docenti tramite username e password
• Gestione dei voti del docente
• Invio dei voti tramite SMS con materia, data e nome del professore
• Stampa delle lettere, complete di indirizzo per la spedizione, per comunicazioni di assenze e ritardi ai genitori privi di telefono cellulare
• Ricerca studenti per nome, cognome, genitore o numero di cellulare
• Statistiche giornaliere, mensili, annuali e per periodo selezionabile di assenze e ritardi
• Molteplici report con assenze e ritardi o con le adesioni al servizio
• Report sintetico e dettagliato di SMS inviati
• Pubblicazione automatica delle informazioni relative a voti, assenze e ritardi degli studenti nell'area riservata dei genitori

Tutte le funzionalità del portale www.scuolafamiglia.net sono erogate da un server collegato alla rete Internet. E' necessario, quindi, collegarsi alla rete Internet per utilizzare le funzionalità del portale.

Per ogni scuola è previsto uno speciale PANNELLO DI CONTROLLO per l'utilizzo del servizio, raggiungibile su Internet ad un indirizzo del tipo: www.scuolafamiglia.net/nomescuola/gestione e sarà accessibile solo tramite password ad una persona individuata dalla Scuola come Amministratore del Servizio. All'Amministratore saranno consentite tutte le operazioni previste nel Pannello di Controllo.

Il modulo consente di inserire e gestire le assenze e i ritardi relativi agli studenti.

SEMPLICITA' DELL'INSERIMENTO ASSENZE E RITARDI

La facilità dell'operazione di inserimento delle assenze e dei ritardi è ottenuta con l'ausilio dell'utilizzo di appositi registri che possono essere stampati direttamente con gli strumenti offerti dal portale.

MOLTEPLICITA' DEGLI STRUMENTI PER L'INSERIMENTO DI ASSENZE E RITARDI

Officine Informatiche Srl cura in modo particolare l'aspetto dell'interazione tra il sistema e le persone preposte al suo utilizzo; per questo motivo ha predisposto diversi strumenti per l'operazione di inserimento delle assenze e dei ritardi al fine di consentire all'operatore di scegliere l'interfaccia più congeniale, garantendo una migliore qualità del lavoro anche in termini di risparmio di tempo.

PROFILO UTENTE SPECIFICO PER LE OPERAZIONI DI INSERIMENTO ASSENZE E RITARDI

Il sistema prevede l'attivazione di un utente che avrà la sola autorizzazione all'inserimento e alla gestione delle assenze e dei ritardi.

Ciò consentirà alla Scuola di delegare a un collaboratore diverso dalla figura dell'Amministratore l'incarico di inserire le assenze e i ritardi nel sistema

REGISTRI DI CLASSE

Il sistema, al fine di semplificare le operazioni di raccolta e di inserimento delle informazioni, prevede la stampa di speciali registri di classe utilizzabili per l'annotazione dei ritardi e delle assenze degli alunni.

Tali registri saranno utilizzati dai docenti per l'annotazione dei ritardi e delle assenze e, una volta ritirati dalle classi, saranno usati dal personale incaricato per l'inserimento nel sistema delle informazioni in questione.

In qualsiasi momento dell'anno scolastico sarà possibile stampare i registri di classe che riporteranno la situazione delle assenze e dei ritardi inseriti nel sistema.

ANAGRAFICA CLASSI

Il modulo ANAGRAFICA CLASSI consente la composizione delle classi suddividendo l'istituto in specializzazione e corsi.

Operazioni consentite:

Inserimento, modifica e cancellazione Specializzazione

Inserimento, modifica e cancellazione Corso

Inserimento, modifica e cancellazione Classe

Report

Elenco classi classificate per Specializzazione e Corso

ANAGRAFICA ALUNNI

Il modulo ANAGRAFICA ALUNNI consente l'inserimento dei dati degli alunni e l'associazione degli stessi alle classi definite in ANAGRAFICA CLASSI

Operazioni consentite:

Inserimento, modifica e cancellazione alunno

Visualizzazione dati Scheda alunno

Creazione Scheda alunno in formato PDF

Invio di un SMS al Genitore con la Password per l’accesso all’area riservata su Internet

Gestione di criteri diversi per l'invio degli SMS diviso per assenze e ritardi

Dati associati per ogni alunno:

Identificativo Alunno

Matricola

Username per l'accesso al sito riservato ai Genitori

Password per l'accesso al sito riservato ai Genitori

Cognome alunno

Nome alunno

Classe di appartenenza

Posta elettronica per le notifiche ai Genitori

Telefono cellulare per notifiche ai Genitori

Indirizzo per notifiche cartacee ai Genitori (via, CAP, comune, provincia)

Criterio notifica per assenza: ogni 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 assenze oppure nessuna notifica

Criterio notifica per ritardo: ogni 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 ritardi oppure nessuna notifica

Report

Elenco alunni classificati per classe con username/password

Elenco alunni classificati per classe con i dati per i contatti

Elenco alunni classificati per classe con i criteri di notifica

Elenco alunni classificati per classe con tutti i dati associati

Il modulo consente la pubblicazione automatica su un'area del portale con indirizzo del tipo www.scuolafamiglia.net/nomescuola/genitori delle informazioni inserite nel sistema tramite il modulo "Gestione Assenze e Ritardi"

Tali dati saranno disponibili per la consultazione 24 ore su 24, per l'intero anno scolastico.

PRIVACY E RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI PUBBLICATE SU INTERNET

Nel rispetto della privacy e della riservatezza delle informazioni, i dati pubblicati su Internet saranno accessibili solo tramite una password che l'istituto dovrà preventivamente consegnare ai genitori degli alunni, affinché sia garantita la totale riservatezza delle informazioni.

Il modulo consente l'invio automatico di SMS ai telefoni cellulari dei genitori con le informazioni relative alle assenze e ai ritardi inseriti nel sistema tramite il modulo "Gestione Assenze e Ritardi".

Il modulo consente di fissare per ogni alunno i criteri relativi al numero di assenze e ritardi per l'invio automatico degli SMS.

OPERAZIONI CONSENTITE:

Notifica tramite invio di SMS delle assenze e dei ritardi per gli alunni di una specifica classe in base ai criteri personali

Notifica tramite invio di SMS delle assenze e dei ritardi per gli alunni dell'intero istituto in base ai criteri personali

Notifica tramite invio di SMS delle assenze e dei ritardi per gli alunni di una specifica classe in base ai criteri speciali (utili per la gestione delle assenze di massa)

Notifica tramite invio di SMS delle assenze e dei ritardi per gli alunni dell'intero istituto in base ai criteri speciali (utili per la gestione delle assenze di massa)

Visualizzazione storica degli SMS di notifica inviati per ogni studente

Notifica tramite invio di SMS di username e password per l'accesso all'area riservata del modulo "Assenze e Ritardi sul Web"

CONTROLLO DELL'UTILIZZO DEL SERVIZIO

Mantenere il controllo del servizio sarà semplice e intuitivo, grazie agli strumenti del Pannello di Controllo che consentono di accedere ai report storici del servizio erogato ed al numero di SMS inviati.

Sarà inoltre possibile verificare quanti SMS restano a disposizione dell'Istituto per ulteriori invii.

MODALITA’ PER L'INVIO DEGLI SMS

E' possibile inviare gli SMS per le assenze ed i ritardi secondo due diversi di criteri:

CRITERI PERSONALI

Sono i criteri fissati dall'Amministratore per ogni alunno dell'istituto ed è possibile utilizzarli per l'invio automatico di SMS ai telefoni cellulari dei genitori con le informazioni relative alle assenze e ai ritardi.

Per ogni studente è possibile stabilire ogni quante assenze o ritardi (1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 o nessuna notifica) dovrà essere notificato l'evento ai genitori.

CRITERI SPECIALI

Tramite questa pagina è possibile generare SMS per gli alunni assenti o in ritardo in un determinato giorno dell'anno scolastico, in occasione di eventi straordinari.
I messaggi generati sono del tipo:

"-INTESTAZIONE SCUOLA-, COMUNICAZIONE STRAORDINARIA: Mario è risultato assente in data 20-10-2004"

oppure

"-INTESTAZIONE SCUOLA-, COMUNICAZIONE STRAORDINARIA: Mario è risultato in ritardo in data 20-10-2004"

Gli SMS generati vengono inseriti nella lista degli SMS in attesa di invio e sono riconoscibili perché nella colonna 'TIPO' compare la parola 'SPECIALE'.

Il modulo Assenze e Ritardi via Lettera consente alla scuola di generare, in formato PDF (Acrobat) le lettere per comunicare ai genitori le assenze e i ritardi dei figli. La lettera è prodotta in formato PDF (Acrobat) da stampare su foglio A4. E' stata progettata per essere piegata e spillata, senza la necessità di inserirla in una busta. Reca, nella parte leggibile, l'intestazione della scuola e i dati del destinatario.

E’ completata in automatico per la data e prevede ulteriori campi personalizzabili come il luogo e il nome del Dirigente Scolastico.

Il sistema prevede l'utilizzo dei dati anagrafici del genitore (o più in generale del tutore) abilitato a ricevere le comunicazioni. Tali informazioni non erano finora gestibili dal sistema, che era stato inizialmente progettato per le comunicazioni elettroniche (SMS, E-mail). Con tale adeguamento si evita la duplicazione dell'inserimento delle assenze e dei ritardi poiché sarà possibile comunicare via SMS con i genitori che hanno lasciato il numero di cellulare e via comunicazione cartacea per i restanti genitori.

E' possibile inviare degli SMS contenenti un qualsiasi testo ai genitori in occasione di particolari eventi. Ad esempio, nel caso della comunicazione di un'uscita anticipata o d’incontri tra scuola e famiglie, è possibile inviare una comunicazione a tutti i genitori.

E’ possibile inviare la comunicazione ad un singolo genitore, ai genitori di una selezione di alunni di specifica classe, ai genitori di una selezione di classi

Il modulo Voti consente ai docenti dotati di un accesso a ScuolaFamiglia® di inserire i voti degli studenti che potranno essere consultati via Internet dalle famiglie e di inviare Sms con il voto direttamente al cellulare dei genitori.

E' stata introdotta nuova figura, l'Amministratore dei Voti, che si occuperà di gestire le operazioni per l'utilizzo del modulo Voti nella propria scuola.

Operazioni dell'Amministratore dei Voti

L'Amministratore dei Voti crea l'accesso per il docente (account) stabilendo, per ognuno:

username e password (la password potrà essere personalizzata dal docente una volta entrato nel sistema)

l'associazione con le classi

se può inviare Sms (nota: se il docente non è abilitato all'invio degli Sms i voti inseriti potranno essere consultati solo via Internet; se il docente è abilitato i voti saranno comunque consultabili via Internet)

Operazioni del docente

Tramite username e password, assegnati dall'Amministratore dei Voti, il docente potrà accedere nel sistema. Per inserire i voti il docente dovrà aggiungere in archivio le proprie materie di insegnamento. L'operazione non è richiesta nel caso in cui la materia sia stata già inserita da un altro docente.

PRIVACY E RISERVATEZZA

Grande attenzione è stata dedicata alla tutela della privacy, essendo la questione 'voti del docente' una materia molto delicata. Riassumiamo le scelte che caratterizzano il sistema di gestione dei voti:

i voti del professore sono privati e consultabili solo dal docente che li assegna e dai genitori degli alunni che dispongono dell'accesso all'area riservata del portale ScuolaFamiglia®

i docenti possono consultare le schede degli alunni solo per le classi ai quali sono stati associati

la scheda alunno consultabile dal docente non riporta i dati sui genitori o sul numero del cellulare

il docente, se abilitato, potrà generare ed inviare in maniera autonoma gli Sms

gli Amministratori (dei Voti e delle Assenze/Ritardi) non potranno consultare il contenuto degli Sms inviati dal docente

l'Amministratore dei Voti potrà avere solo dei report di carattere generico in merito al numero di Sms inviati dai docenti

la password non è visualizzabile ma potrà essere modificata sia dall'Amministratore dei Voti sia dal docente stesso.

Questo modulo fornisce strumenti di estrema utilità per l'analisi del fenomeno dell'assenteismo scolastico e per le operazioni di gestione e amministrazione del sistema.

In particolare:

STAMPE e REPORT->Statistiche periodo assenze e ritardi

Stampa l'elenco di tutte le classi dell'istituto con i valori assoluti e in percentuale delle assenze e dei ritardi degli studenti per un periodo qualsiasi dell'Anno Scolastico corrente.

STAMPE e REPORT->Elenco classe con assenze e ritardi

Stampa un elenco di classe con il totale delle assenze e dei ritardi di ogni singolo studente della classe stessa.

STAMPE e REPORT->Stampa schede alunni

Stampa le schede personali degli alunni. Le schede risultano utili, ad esempio, in occasione dei ricevimenti delle famiglie per fornire ai genitori un report delle assenze e dei ritardi dei loro figli, con il dettaglio degli SMS inviati.

STAMPE e REPORT->Statistiche giornaliere assenze e ritardi

Stampa l'elenco di tutte le classi dell'istituto con i valori assoluti e in percentuale delle assenze e dei ritardi degli studenti per la data scelta.

Inizialmente sono proposte le statistiche della data del giorno corrente.

STAMPE e REPORT->Statistiche mensili assenze e ritardi

Stampa l'elenco di tutte le classi dell'istituto con i valori assoluti e in percentuale delle assenze e dei ritardi degli studenti per il mese scelto.

Inizialmente sono proposte le statistiche della data del mese corrente.

STAMPE e REPORT->Statistiche annuali assenze e ritardi

Stampa l'elenco di tutte le classi dell'istituto con i valori assoluti e in percentuale delle assenze e dei ritardi degli studenti per l’anno scolastico in corso.

Le statistiche annuali sono calcolate dal 1° settembre fino al 15 giugno tenendo conto dei giorni di apertura e chiusura della scuola come impostati nel Calendario Scuola.

STAMPE e REPORT->Elenco SMS inviati

Stampa l'elenco degli SMS inviati dal sistema.

Utile per documentare l'invio degli SMS anche in caso di contestazioni.

STORICO DEI DATI

Per l'amministratore del servizio, alla fine dell’anno scolastico, sarà possibile "congelare i dati".

Le informazioni relative alla costituzione delle classi, la frequenza degli alunni, gli SMS inviati, saranno disponibili negli anni successivi per una consultazione on-line semplice ed efficace.

IMPORTAZIONE DEI DATI DAI SOFTWARE SISSI, AXIOS, ARGO

ScuolaFamiglia®, al fine di semplificare la fase del caricamento iniziale degli archivi, prevede una specifica procedura che consente di importare i dati anagrafici degli alunni per la costituzione delle classi dai software più comuni utilizzati nelle segreterie scolastiche.

Officine Informatiche Srl fornirà il supporto necessario per tale operazione.

Autorizzazione Ministeriale (n.61 del 25/6/96) alla fornitura di servizi di connessione alla rete Internet

Iscritta a ASSOPROVIDER

Autonomous System (AS 20972) presso il RIPE NCC (Réseaux IP Européens Network Coordination Centre)

Maintainer cctld .it presso la Registration Authority Italiana dell'Istituto di Informatica e Telematica del CNR

Disponibilità di collegamenti multipli e ridondanti alla rete Internet

Mantenimento del sito del Tribunale di Cassino

Fornitura di servizi Internet a centinaia di clienti professionisti ed aziende

Server Farm interna

Utilizzo della piattaforma Unix-like (dal 1995)

Backup giornaliero dell'archivio

Invio criptato username/password con sistema di codifica MD5